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【就活マナー】あなたは大丈夫?社会人との電話で注意したいこと

【就活マナー】あなたは大丈夫?社会人との電話で注意したいこと

この記事の要点!

  • 電話は静かなところでやるように。またメモを取る準備を!
  • 電話をする前に言葉遣いの確認をしておこう

就活生の皆さんは、電話のマナーについてどの程度の知識を備えているでしょうか?

ESの書き方や就活での身だしなみ、面接時の受け答えなどは就活支援センターなどでも教えてもらえることです。

しかし、電話のマナーに関しては意外と忘れられがちになってしまい、なかなか学ぶ機会のない領域になってしまっていますよね。

そこで今回は、意識しなければ学ぶ機会がないであろう電話のマナーについてお伝えすることにします。

電話をする前にちょっと待った!

電話のマナーと言うと、まず言葉遣いなどに気がいってしまいがちです。

しかし、実は電話する前の準備に全てがかかっていると言っても過言ではない程、かける前の方が大事なのは間違いありません。

以下に具体的な例をあげていきますが、これらは最初からできていなくても仕方がないこと。

他の就活生と差別化するためにも、これから述べる具体例を理解して実践していきましょう。

電話するのにふさわしい環境をつくる

まずは、電話をかける以前の、環境面についてです。

  1. 静かで雑音が入らないか
  2. メモできる状態か
  3. 企業に関する資料は手元にあるのか

まず、自分が↑の環境の状態か徹底しましょう。

自分が電話をかける場所は適しているか、大事なことをメモできる状態か、電話している企業の採用に関する資料は持ち合わせているかなど。

なおメモに関しては、紙でなくて録音式などでも問題ないですが、周りの雑音などが入ってしまって大事な部分が聞き取れない事態も起こりかねません。

スマホやパソコンなどでも、急いでメモしてタイプミスしてしまう可能性もありますので、やはり理想的なのは、静かな環境でペンと紙を持って正確かつ素早く書き込むのが望ましいでしょう。

電話する日にちや時間帯を考える

周りの環境が整ったら、次は電話をかける時間帯について考えなければなりません。

企業で働いている人は、曜日や時間帯によって不在になったり忙しいなどの事情があります。

なので、企業の人にできるだけ負担とならないように考えて電話することが重要となってくるのです。

午前中

まず、始業前である9時より前に電話をかけても意味がないというのは分かりますよね。

問題はそのあとの時間帯についてですが、基本的に9時から10時の間はミーティングや朝礼、メールチェックなどで忙しい時間帯です。

なので、午前中に電話するのであれば10時から12時あたりが望ましいでしょう。

昼間

学生にとって12時から14時あたりは、講義がなく電話をかけやすいタイミングだと思われます。

しかし企業の人はこの時間帯には、お昼休憩などで不在となってしまうことが多いでしょう。

また、たまたま繋がったとしても休憩時間中の場合がほとんどなので、お昼の電話は迷惑となってしまうので避けた方が良いです。

午後

昼食後の14時から16時頃は、休憩も終わって社内に戻っているので繋がりやすく、迷惑にもならないでしょう。

しかし気をつけなければならないのが、それ以降の16時からです。

この時間帯ではその日の業務のまとめや追い込みなどが行われているため、非常に忙しい時間帯。

なので、16時を過ぎたあたりからは諦めて後日かける方が得策かもしれません。

また、18時以降は終業後となっているため、会社内に人がおらず電話が繋がらないので気をつけましょう。

電話しない方がいい曜日

月曜日(休み明け)

休み明けの月曜日は、基本的に週末に溜まっていた仕事などの対応、新しい週の打ち合わせなどがあるため大変忙しい日です。

特に午前中はそれらの予定で埋まっているため、電話をする際には避けた方が好ましいのは確実でしょう。

週末

週末は基本的に会社は休みとなっているため、社内に人はいません。

当然ながら、週末に電話することは意味がないでしょう。

いざ電話!何から話せばいいの??

さて、ここからはいざ電話をする際に何から話せば良いのかについて4つの手順に分けて述べていきます。

  1. まずは名乗る
  2. 担当者に繋いでもらう
  3. 要件を完結に伝える
  4. 最後に礼を述べて電話を終える

社会人の方々に失礼のないように、最低限の電話でのマナーを身につけておく必要があります。

以下に沿って、実際に電話をかける場面をイメージしながら考えていきましょう。

電話したら最初に名乗る

まず企業の人に電話が繋がったら、自分の名前を言いましょう。

間違っても、名前も伝えず要件から話し込んでしまってはいけません。

なので、

「お忙しいところ失礼いたします」「私は○○大学○学部○年の○○と申します」

このように、自分の素性を相手に明かすことから始めることが重要。

こう言った配慮なくして本題から長々と話し始めるのは印象が悪くなる可能性が高いため、控えましょう。

電話が苦手で緊張してしまいがちな人は、とにかく電話が繋がったら最初に名乗るということを意識しておくと良いですね。

担当の人に繋いでもらう

名前を名乗った後で、担当の人に電話を代わってもらう必要があります。

個人デスクに直通でかけない限り、基本的には担当の人が最初に出ることはほぼ無いですね。

なので、

「人事部の○○様をお願いできますか」

というように丁寧に代わってもらうようにしましょう。

再度名乗って要件を伝える

担当の人に繋がったら、再度自分の名前を伝えましょう。

ここでも、いきなり本題から入るのではなく最初に名乗る方が好印象となります。

二度手間と感じて面倒かもしれませんが、電話のマナーとして欠かせません。

「お忙しいところ失礼いたします」「私は○○大学○学部○年の○○と申します」

と、再度きちんと名乗るようにしましょう。

お礼を言って電話を終える

電話を切る際には、お礼を述べてから切らなければ印象が悪くなってしまいます。

こちらからかけた電話に対して、相手が時間を割いて対応してくれたのですから、

電話を切る

「ありがとうございました」「失礼いたします」

と言ってから電話を切るのは当然のマナーですね。

また、相手は社会人なので、もしかしたら向こうから先に「お電話ありがとうございました」

などと言われるかもしれません。

その際には慌てずに、相手に合わせてお礼を言うようにしましょう。

言葉遣いには細心の注意を!

次に電話のマナーで大切なことが、言葉遣いについてです。

特に、敬語の使い方については気をつけなければなりません。

学生のうちは厳しく指摘されることは少なかったかもしれませんが、自分が敬語だと思っている言葉の中にはビジネスの世界では失礼に当たることもあります。

大学の先生やバイトの先輩に話す際に使っていた言葉を社会に出てから使い続けるのは危険なので、以下の具体例を見てみましょう。

  • 了解です、わかりました=かしこまりました、承知しました
  • 御社=相手の会社のことをさす
  • 知らないです=存じ上げません
  • ご苦労様です=お疲れ様です
  • ご一緒します=お供させていただきます
  • 参考になりました=勉強になりました
  • すいません=ありがとうございます、申し訳ございません
  • なるほど、そうですね=おっしゃる通りです
  • お座りください=お掛けください
  • どうしますか=いかがいたしますか

これらはほんの一例ですが、見ていただけると分かるように意外と知らない言葉が多くあるのです。

間違った言葉で相手に失礼な印象を与えてしまわないよう、最低限の言葉遣いは勉強しておくのが望ましいでしょう。

イレギュラーにも対応しよう!

企業の人と電話で話していると、予期せぬ事態が起きてしまう可能性があります。

そんな時には慌てずに、できる範囲で上手く対応することが大切。

というのも、臨機応変な対応は社会人になってから求められるスキルの内の一つですから。

ここでは、起こりうる可能性のある以下の3つの例を元に考えていきましょう。

電波が悪くて聞き取れない

電話をしている際に、電波が悪くて相手の声が聞き取れなかった経験は皆さんもありますよね?

これが企業の人と話している最中に起きた場合、どのように対応すれば良いでしょう。

間違っても、普段のクセで「えっ?」などと聞き返してはいけません。

もちろん聞こえたフリをするのも望ましくないので、このような場合は丁寧に

「すみません、もう一度お願いしてもよろしいでしょうか?」

と言いましょう。

また、電波が悪くて何度も聞き取れない状況では時間と場所を変えて再度掛け直すのも一つの手段です。

担当者が要件を勘違いしている

企業の人と電話で話している際に、相手が要件を勘違いしている場合があります。

話が噛み合わなかったり、明らかに勘違いしているのが分かったとしても、明らさまに指摘するのは止めましょう。

むしろ、「こちらの説明が不十分だった申し訳御座いませんが」などと添えて話せるのが望ましい。

そのような配慮ができることで、貴方の社会人としての対応力を評価してくれるでしょう。

途中で電話が切れてしまった場合

電話を切る際にボタンに当たってしまったり、バッテリー切れなどによって、途中で電話が切れてしまうことがありますよね。

バッテリーに関しては十分に充電しておけば問題ありません。

このくらいはきちんと準備しておきましょう。

誤って切れてしまった場合には慌てず再度掛け直して、

「申し訳ございません。先ほどお電話が途中で切れてしまい大変失礼致しました。」

などと、謝罪してから要件に入りましょう。

相手も電話をワザと切ったとは思いませんから、丁寧に謝罪をすれば問題ありません。

就活の電話対応はマスターできたかな?

就活の電話対応はあまり重要視されていませんが、実はマナーや礼儀を試される場でもあるのです。

特別教わる機会が無いからと言って知識なく電話してしまうと、相手に失礼な印象を与えかねません。

今回お伝えした電話対応はほんの一例ですが、最低限これらのマナーを心得ておけば対応力がかなり違ってきます。

知らなかったことや、普段から意識的に出来ていないことは練習しておくと良いですね。

他の就活生と差をつけるためにも、ぜひ電話対応について勉強してみて下さい。

そして最後に、この記事を読んだ皆さんの就活が上手くいくことを願っています。