ビジネスメール リクおじさん

たったこれだけ?就活メールの署名はシンプルにして好印象を与えよ!

たったこれだけ?就活メールの署名はシンプルにして好印象を与えよ!

この記事の要点!

  • ゼミや研究室の内容がわかるWebサイトのURLを載せる
  • 署名にはゼミや研究室の情報を載せること
  • 住所も合わせて書いておくのが無難
石木貴子
石木貴子

就活メールの署名ってテンプレがたくさんあるけど、テンプレをそのまま利用していいんでしょうか?

芋木坊太郎
芋木坊太郎

やっぱり不安になるよね。でも署名って自分の身分を書くこと以外ないから、工夫しようにもできないんじゃないかな。

リクおじさん
リクおじさん

確かに就活メールでの署名は形式的なものが多いけど、自分の状況に応じて工夫することも可能なんだよ。

例えば、大学院生だと自分の研究室の情報を盛り込んでおくことで、相手に研究内容を少しではあるけど伝えることができるよね。

石木貴子
石木貴子

本当ですね。もしかしたら私ももっと上手に署名欄を利用することができるのかも!

メールの署名で好印象を狙うための3つのポイント

署名は、どうしても他の人と同じような内容になってしまい、アピールポイントがないと思われがち。

しかし、署名欄に書く内容を少し足すだけで、実はアピールポイントとして活用することもできるのです。

1.ゼミや研究室の情報を入れる

署名は基本的に、

  • 大学名、学部、学科、(学年)
  • 氏名
  • メールアドレス
  • 郵便番号
  • 住所
  • 電話番号

の内容を書くことがマナーとなっています。

もちろんこれだけだと他の就活生と同じ感じになってしまいますよね。

しかし、一番初めの学部・学科の部分に、自分が所属しているゼミや研究室のホームページのリンクを貼っておくことができます。

そうすることで、間接的にゼミや研究室での活動内容を伝えることができ、アピールすることが可能に。

特に大学院生は、修士課程で自分がゼミや研究室で取り組んだことについて伝えることができるので、面接で伝えきれなかったことなども汲み取ってもらえることもあるでしょう。

必ずURLを見てもらえるわけではないので有利になるとは限りませんが、それでも書かないよりは書いておいた方がメリットが大きいですよね。

2.住所は必ず署名に書くようにする

最近は就職活動の連絡はメールを通して行われるようにな理ました。

しかし、メールのマナーがわからず、署名に住所を書かない人も増えてきています。

普段からインターネットを頻繁に利用する会社ならそれでも良いですが、昔ながらの体質の会社だとどうでしょう?

何か重要な書類を送付されるときに、署名に住所が書いていなかったりしたら、書類を送るための手間が増えてしまいますよね。

そのため、ビジネスマナーとして署名には必ず住所を書いておくように心がけてください。

3.署名はシンプルかつ分かりやすいものを意識する

署名とは、自分の情報を伝えることが目的であり、本文のように長々と書くものではありません。

採用担当者が一目見ただけであなたの身分を理解できるように、シンプルに分かりやすい構造を意識しておきましょう。

例えば、「○○大学○○学部○○学科」と書く場合を想定してみてください。

人によっては、この「○○」の部分が長い大学や学部、学科に所属している人もいるでしょう。

そういう場合には、きちんと改行して一行でだらだらと羅列しないことが重要。

既卒の場合は署名にきちんと「○○大学○○学部○○学科卒」と書くようにするのもポイントです。

関連記事【テンプレあり】就活メールの署名で困らないテンプレート例

署名は自動で入るように設定して毎回書くのはやめるべし

これらのポイントを踏まえれば、署名を書く場合でも自分なりに分かりやすく情報を伝えることができるでしょう。

しかし、事細かに就活の度に署名を書いていては、多くの時間が署名にかかりますし、何よりめんどくさい。

そこで、署名は毎回一から書くのではなく、あらかじめ表示されるように設定しておきましょう。

そうすることで、効率は上がりますし、署名の記入ミスも減ります。

Gmailで署名を自動的に表示させる方法は以下の記事で述べているので、参考にしてみてくださいね。

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