ビジネスメール リクおじさん

就活メールで毎回署名を書くのは無駄!Gmailでテンプレ化する話

就活メールで毎回署名を書くのは無駄!Gmailでテンプレ化する話

この記事の要点!

  • 署名を毎回入れるのは手間なので、自動で表示されるようメールの設定を
石木貴子
石木貴子

就活メールの署名を毎回打ち込むの面倒臭いんですけど、どうにかなりませんか?

打ち間違いしてしまいそうで怖いですし、何より毎回署名を書くのが大変で困っているんですよね。

芋木坊太郎
芋木坊太郎

確かに毎回打ち込むの大変だよね。正直署名だけでかなり時間かかってしまうし。

僕も本文を書くより署名を打ち込む方に時間がかかっているし、短い文章でも署名を書かなくてはいけないのが大変です。

リクおじさん
リクおじさん

就活メールの署名は毎回打ち込まなくても、テンプレを設定しておけば便利です。

今回は、毎回署名を書くのに消耗してしまっている人に役立つ情報を伝えていきましょう!

署名に書いておくべき内容

まず、就活メールでの署名には以下の情報を取り込んでおかなければなりません。

順番に関しても、以下の順番にしておけば間違いないですよ。

  • 大学名、学部、学科、(学年)
  • 氏名
  • メールアドレス
  • 郵便番号
  • 住所
  • 電話番号

学年に関しては、省略してもOK。

大学名や学部名が長い場合には改行することで読みやすくなります。

自分の名前が読みづらい場合にはフリガナを書いておくと親切ですね。

また、電話番号については、一人暮らしをしていて固定電話を備えていない人も多いと思いますので、いつでも連絡の取れる携帯電話の番号を記載しておきましょう。

採用担当者の方から連絡が来ても繋がらなければ、大事な案件でも伝達ミスが起きてしまうことが毎年あるそうなので気をつけて起きたいところ。

メールアドレスに関しても同じで、普段見ないようなアドレスでは連絡ミスに繋がってしまう恐れがあります。

自分が頻繁に利用するメールアドレスを伝えておくことで、早急に対応することができるようになるので覚えておいてください。

Gmailで署名を毎回表示されるように設定しよう

今回は就活生の多くが利用しているGmailを例にして、署名の設定について紹介することにします。

非常に簡単なので、手間を省くためにもぜひ最初に設定しておきましょう。
Gmailで署名を自動化する方法
  1. メール設定を表示します
  2. Gmail画面右上にある、[オプション]-[メール設定]をクリックします
  3. メール設定画面にある[全般]を表示します
  4. 署名を入力する[署名:]の項目に、入力ボックス側のラジオボタンにチェックを入れます
  5. テキストボックスに署名を入力します

たったこれだけの作業で、毎回署名を入力する手間を省くことができます。

これを意外に知らない人が多くて、毎回署名を打ち込んで多くの時間を使ってしまっている人が多いのです。

メールで一番重要なのは本文であり、本来そこに時間をかけてメールを作成するべきなのは、就活メールに限らずどんなメールでも間違いありません。

打ち間違いや打ち忘れもなくすことができるので、必ず設定しておきましょうね。

署名を書く際のポイント

署名を書く際には、誤字脱字などのミスがないように気をつけなければなりません。

せっかく毎回表示されるように設定して時間短縮ができても、打ち間違いなどがあると意味がありませんよね。

しかも、毎回ミスがある状態で送信されてしまうので、必ず確認してから設定するようにしてくださいね。

また、分かりやすく見やすいように書くというのも署名で大切なこと。

採用担当者はメールアドレスであなたを把握しているわけではなく、署名を見てあなたのことを認識します。

なので、自分を分かってもらうための署名はテンプレであっても、できる限り工夫して相手に情報が正しく伝わるようにしていかなければなりません。

これから紹介するテンプレ例を利用してもらっても構わないのですが、文章が長い場合には改行したり、読みにくい字にフリガナを振るなど、自分なりに工夫してみてください。

就活メールの署名例文

テンプレを改良して署名に設定しておけば、署名自体を考える必要性もなくなります。

この部分に関しては自分なりの個性などを求められることはないので、テンプレを大いに活用していただいて構いません。

以下を参考にしてみてください。

○○大学○○学部○○学科4年
芋木坊太郎(いもき ぼうたろう)
E-mail:boutarou-imok-tokyo-daigakui@gmail.jp

 

〒123-4567
○○県○○市○○町○○…
自宅電話番号:000-××××-××××
携帯電話番号:090-××××-××××

○○大学○○学部

○○学科
石木貴子(いしき たかこ)
E-mail:takako-isiki@gmail.jp

 

〒123-4567
○○県○○市○○町○○…
携帯TEL:090-××××-××××

テンプレはそのまま利用しても問題ありません。

ただ、冒頭でも述べた通り相手に伝わりやすいように自分なりに工夫できる部分は変えていきましょう。

そうすることで、状況に応じて相手に一番伝わりやすい署名を作成することが可能になります。

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