ビジネスメール リクおじさん

【例文あり】採用担当者にメールで質問された返信する3つのポイント

【例文あり】採用担当者にメールで質問された返信する3つのポイント

この記事の要点!

  • 返事をする際もメールに署名は忘れずに
  • 返事が来たら、その日のうちに返信すべし
石木貴子
石木貴子

大変です!就活メールで採用担当者の方とやりとりしていたんですけど、私が質問されてしまって困っています。

芋木坊太郎
芋木坊太郎

確かに、メールだと返し方が分からなくて戸惑ってしまうよね。

リクおじさん
リクおじさん

自分が質問する場合に関しては、ある程度知識を持っている就活生が多いですよね。今回は、自分が採用担当者の方に質問された場合の回答の仕方について述べていきしょう。

就活メールで質問されて返事をする際の3つのポイント

社会人の方に質問をする際には、きちんとした礼儀を兼ね備えて、節度をもった文章を書けるようにならなければなりません。

気をつけなければならないことは言い出せばキリがありませんが、就活生でも最低限身につけておかなければならないマナーやポイントについて以下で述べていきます。

1.文章は簡潔に読みやすく工夫

先ほども少し述べたように、企業の方は毎日多くのメールに対応するだけで大変なのです。

文章が長すぎて読みづらかったり、一行にだらだらと羅列されただけの文章だと、それだけで見る気がなくなってしまいます。

自分が読む側の立場になって考えてみることで、どんな文章だと相手に伝わりやすくストレウなく読むことができるかを考えてみてください。

また、誤字脱字に関してはそれだけで印象が悪くなってしまいます。

必ず書き終わったら、最後にミスがないかの確認を何度も行い、徹底して読みやすい文章のメールであるための工夫を怠らないようにしましょう。

2.で始まり、署名で終える

就活メールだけでなくビジネスメールの基本は、内容を書く順番が決められているもの。

いきなり本文から書き始めてしまっては、ビジネスマナーとしては失礼だと受け取られてしまい兼ねないのです。

なので、必ず質問メールを送る際の形式として

○○株式会社

○○部

○○ ○○様

(本文)

——————-

(署名)

を徹底してください。

関連記事これで完璧!就活メールの文章構成がこれを見るだけで全部わかる!

3.お問い合わせの返事が帰って来たら、その日のうちに返事を返そう

ビジネスメールは、メールが届いたらできるだけその日のうちに返信しなければならないという習慣があります。

特に感謝の思いを述べる際には、その日のうちに、遅くても翌日までには返信すべきもの。

印象を悪くしないためにも、返信メールはその日のうちに返すようにしておけば問題ないでしょう。

質問されて返信した就活メールの例文

採用担当者の方に質問したい場合の例文というのは多く紹介されていて認知されつつあります。

しかし、向こうから質問された場合にうまくメールで返信する際は自分で考えるのが難しいですよね。

今回は、あなたの二次面接で都合の良い日程を聞かれた際の返信方法を例にします。

これをテンプレ化して利用することで、失礼のない文章を書くことが可能になるので参考にしてみてください。

【件名】二次面接の日程について

株式会社○○

○○部 ○○様

いつも大変お世話になっております。

○○大学○○学部○○学科の○○ ○○です。

この度は二次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

貴重なお時間をいただき、面接をしていただけることを大変嬉しく思っております。

面接の日程についてですが、以下の日程でお伺いすることが可能です。

××月××日 10:00〜15:00

××月××日 14:00〜18:00

××月××日 11:00〜15:00

××月××日 13:00〜17:00

お手数ですが、上記の日程で調整していただければ幸いです。

お忙しいところお手数おかけして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願い致します。

————————————–

○○大学○○学部

○○学科
石木貴子(いしき たかこ)
E-mail:takako-isiki@gmail.jp

〒123-4567
○○県○○市○○町○○…
携帯TEL:090-××××-××××

このように、返信する場合も基本的には同じで、形式を守って誤字脱字なくメールを送ることが重要。

改行などをうまく利用して読み手が読みやすい文章を心がけましょう。

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また、最後の署名に関しては毎回書くのが面倒なので、あらかじめ表示されるよう設定しておいてください。

G-mailでの設定方法は以下のリンクで詳しく述べているので、参考にしてみてください。