ビジネスメール リクおじさん

【例文あり】面接を辞退するメールを書く際に重要な3つのポイント

【例文あり】面接を辞退するメールを書く際に重要な3つのポイント

この記事の要点!

  • 誠意を持って連絡をするように。
  • 電話でなくてもOK。余裕を持って事前にメールを送ってあげよう
芋木坊太郎
芋木坊太郎

今受けている会社の面接を辞退したいんですけど、辞退メールって送った方が良いのでしょうか?

リクおじさん
リクおじさん

決まっている面接を断ることは相手の善意に反することなので、しっかり就活メールとして辞退メールを送らなければマナー違反なんだよね。

石木貴子
石木貴子

そうなんです。でも、どういう文章を書いたら良いのか分からないです。

リクおじさん
リクおじさん

じゃあ今回は、就活メールで辞退メールを送る際のポイントや注意点についてお伝えしていくよ。

面接を辞退するメールを送る際のポイント

就活メールで辞退を申し出るとき、誰しも後ろめたい気持ちになってしまうもの。

しかし、きちんとポイントを押さえて送るようにすれば、相手に不快感を与えることなく辞退することが可能となるのです。

誠意を持って辞退の連絡をする

大学生の中には、辞退メールを送るのが面倒だからと無断で辞退してしまう人も見受けられます。

中にはバイトの面接や出勤などを無断で断った人もいるのではないでしょうか?

しかし、社会人として就活においては無断で休んだり辞退することは絶対にやってはならないことなのです。

あなたが無断で辞退することによって、学校全体としての評判が悪くなり、後輩の就職活動が不利になってしまう可能性すらもあるのです。

また、無断で辞退されると会社側も予定を組んでいたぶん時間と労力を大きく失ってしまうことになります。

社会人の一員として、他の人に迷惑をかけることはしないようにしましょうね。

辞退を決めたらすぐに連絡する

辞退メールを送るのが面倒だからといって、先延ばしにしていては何も良いことはありません。

むしろ、早めに連絡してもらった方が採用担当者からしても予定を調整しやすくなるのです。

あなたが辞退することによって他の誰かが選考に進めることになるかもしれないので、辞退を決めたらできる限り早めに連絡することを心がけましょう。

電話や手紙は必要ない

直前の連絡ならともかく、前もった辞退連絡であればメールを送ることがベスト。

手紙は書いてから届くまでに時間がかかりますし、電話は会社側の都合の悪い時にかけられると迷惑となってしまいます。

きちんとした文章であれば、メールで辞退することを申し出れば問題ありません。

面接辞退を伝えるメール文章の書き方

実際に辞退メールを書こうと思っても、なかなか手が進まない人が多いでしょう。

実際に就活生が書くと印象を悪くせずに済むような就活メールの例文を紹介します。

【辞退連絡をする場合の就活メールの例文】

○○株式会社

○○部 ○○様

先日は二次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

○○大学の○○です。

この度、×月×日××時から貴社の二次面接に伺わせていただく予定でしたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いて選考を進めてくださっていたにも関わらず、このようなお返事となってしまい、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いではありますが、何卒お許しいただきたくお願い申し上げます。

また、本来直接お詫びすべきところをメールでのご連絡となりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

————————————(署名)————————————–

このように、簡潔に要点を絞って辞退メールをかければ問題ありません。

会社名や部署名は省略せずにきちんと書き、尊敬語や謙譲語を使い分けて文章を書けていれば特に特別なことはないのです。

強いて言えば、以下のポイントをしっかり押さえて書いておけば、より印象の良い辞退メールを書くことができるので、参考にしてみてください。

1.辞退することを最初に言っておく

文章の始まりから決まりきったような丁寧な言葉を並べられても、見る側は読みづらい文章となってしまいます。

なので、まずは辞退するというメールの目的を最初に行ってしまいましょう。

要点を先に伝えておくことで、読む側がメール全体を見やすくなり理解しやすくなるのです。

2.相手の労いに対して触れる

あなたが選考を進めていく過程で、採用担当者の人は多くの時間を使ってくれたことになります。

その労いに対しては、しっかり触れて応えられなかったことに対して詫びるようにすると好ましいです。

今回の場合では、「貴重なお時間を割いて選考を進めてくださっていたにも関わらず、このようなお返事となってしまい、誠に申し訳ございません。」の部分ですね。

3.最後に断りの定型句を書いておく

文章の最後に定型句を持ってくることで文章全体がかしこまって見えるので、添えておくようにしましょう。

辞退する際には、会社の発展を願う定型句を使うことがビジネスマナーなので、必ず入れておくようにしてください。

面接辞退メールもポイントを抑えればOK

芋木坊太郎
芋木坊太郎

辞退メールの文章の書き方が全然分からなかったけど、こんなにポイントや決まりがあるんですね。

石木貴子
石木貴子

意外と知らずにメールしてしまっている人が多いと思うから、気をつけないといけませんね。

リクおじさん
リクおじさん

君たちみたいに辞退メールを出そうとして調べている人は良いのだが、中には無断でキャンセルする人もいるからね。

それだけはいろんな人に迷惑がかかってしまうから、全体にしないように。

石木貴子
石木貴子

きちんと丁寧に誠意を持って、辞退メールを書こうと思います!