ビジネスメール リクおじさん

【例文あり】就活メールで質問する際の正しい書き方と4つのポイント

【例文あり】就活メールで質問する際の正しい書き方と4つのポイント

この記事の要点!

  • 件名(メールのタイトル)はできるだけシンプルに!
  • 返信が届いたら早めに返す、できればその場で。遅くとも24時間以内に
  • 署名を必ずつけるように!
石木貴子
石木貴子

今回就活で聞きたいことが何個かあるんですけど、メールで質問しても問題ないのでしょうか?

芋木坊太郎
芋木坊太郎

僕も色々と聞きたいことがあるんですけど、電話で聞いた方が好ましいのかなとも思います。なんとなくメールで質問したら失礼なんじゃないかな。

リクおじさん
リクおじさん

そんなことはないよ。むしろ毎日忙しい社会人にとって時間は無駄にできないからね。電話だとかける側の時間に合わせなければならないけど、メールなら手が空いたときに対応することができるよね。

石木貴子
石木貴子

なるほど!じゃあ正しい質問の仕方でメールを送れば良いわけですね!

リクおじさん
リクおじさん

そういうこと。なので、就活メールにおける正しい質問とお礼の仕方について、今回はレクチャーしていくよ。

就活メールで質問する際に意識したい4つポイント

学生の皆さんは、普段社会人の人にメールで質問する機会は少ないですよね。

目上の人というと思い浮かぶのがサークルや学部の先輩などですが、さすがに同じ感覚で企業の採用担当者の方にメールを送ってしまってはなりません。

社会人の方はビジネスマナーを備えている人ばかりで、もちろん就活生に対してもある程度のレベルは求められます。

だから、この記事で基本的な質問メールの送り方のポイントについて勉強していきましょう。

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1.メールの件名はシンプルに簡潔に

件名というのは、受け手が本文を読む前にある程度の内容を把握するためのものでもあります。

無駄に長ったらしい文章を件名に書いていると、本文の内容を開封する気にもならないものです。

なので、件名はシンプルに

  • 誰から送られてきたものか
  • 本文で伝えたいことは何か

が分かるようにシンプルにしておきましょう。

今回だと質問に関する件名なので、

【○○大学 石木貴子】××××に関する質問

のように一目見ただけで伝わるように工夫してみてください。

2.可能な限り読みやすい文章にする

メールで質問したい事柄を詳細に書いていると、どうしても長く羅列された文章になってしまいがち。

企業の方は毎日たくさんのメール処理に追われているので、できるだけストレスにならないような質問メールを送ることが大切です。

読点や句点をうまく用いて一文を短くしたり、どうしても長くなってしまう箇所は改行したりしましょう。

本文が最後まで書き終わったら何度も読み返してみて、受け手側が読みやすく内容を理解できるものとなっているか確認するようにしていきましょう。

3.宛名に始まり署名に終わる構成

就活メールでは、順序立ててメールの文章を構成していく必要性があります。

特に多くの就活生が間違えてしまいがちなのは、本文をいきなり書き始めてしまうケース。

これでは誰に対して誰が送ってきたのかを形式的に述べていないので、間違いメールと思われてしまうかも。

そのため、質問メールを送る場合もメールの初めは宛名で始め、最後は署名で締めるようにするのが好ましいのです。

4.返信が届いたら早めに返す

ビジネスメールでは、届いたメールは迅速に対応することが必須です。

就活というのは、企業の方々が多大なる時間をかけて準備してくださったものなので、感謝の意味も兼ねてできるだけ早くメールの返信をするようにしてください。

理想はその日のうちに返すことですが、もしも気づかずに返せなかった場合には翌日には返すように。

仮に2,3日も経ってから返信するような場合は、きちんと冒頭で返信が遅れたことに対するお詫びを述べてから本文を述べるようにしていきましょう。

就活で実際に使える質問メールの例文

就活メールで質問する場合、状況にもよりますがテンプレ化したものを利用することも可能です。

ここまでで述べてきたポイントを整理しながら、以下の例文を参考にしてみてください。

件名:【○○大学 石木貴子】説明会の服装に関するご質問 ‌

 

‌〇〇株式会社
‌人事部
‌新卒採用担当者様

 

‌大変お世話になっております。
‌○○大学‌○○学部‌○○学科の
‌石木貴子と申します。

‌この度は、来週末に開催される説明会での服装に関して
‌ご質問させていただきたく、ご連絡させていただきました。 ‌

 

‌いただいたメールに服装の指定がございませんでしたが、
‌スーツで伺わせていただいて問題ございませんでしょうか?

 

お手数をおかけ致しますが、ご返事のほど
‌何卒宜しくお願い致します。

 

‌——————————————-
‌○○大学‌○○学部‌○○学科
‌石木貴子(Takako Ishiki)
‌〒×××-××××
××県××市××町×××
‌mail: takako-ishiki@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-××××-××××
‌TEL(自宅):×××-××××-××××
‌‌——————————————-

就活での質問メールは、ざっとこんな流れで繰り広げていくのが理想です。

また、これに対して返信が来た場合には、きちんとお礼のメールも送るように覚えておきましょう。