ビジネスメール リクおじさん

メールは毎回名乗る?就活メールの文章構成を徹底解説!【例文あり】

メールは毎回名乗る?就活メールの文章構成を徹底解説!【例文あり】

この記事の要点!

  • 「お世話になっております」などのような定型文を使う
  • 就活メールで使えるパターンを覚える

皆さんは、就活メールに関してこんな悩みを持っていないでしょうか?

  • 就活の際に出すメールの文言がビジネス的に適切な表現なのか
  • もしかしたらマナー違反なのではないか

上記のように悩みながら取り組んでいると1時間も2時間もかかってしまい、気づいたら半日経ってしまったなんて事態になってしまうことも。

実は、このような経験をしたことのある就活生は多いのです。あなただけではありません。

非常に多くの時間と労力を無駄にしてしまっているのですが、それって非常に勿体無いですよね?

実際に私も就活期間には、何時間もかけて就活メールの作成に取り組んでしまって時間を浪費してしまいました。

今回は、かつての私のように就活メールで悩んでいる人にその対処法をお伝えしようと思います。

基本的な事柄からビジネスメールのコツまで、この記事を読むことで習得できるのでぜひ参考にしていただきたい。

基本的なビジネスメールの構成

まず最初に、下の文章を見てください。

就活メールの基本的な文章の構成は、以下のようになります。

例文

株式会社 ○○

○○部 ○○課

○○様

 

突然お連絡失礼いたします。

○○大学の○○と申します。

大学の就職課のOB名簿にて、○○様のお名前を拝見し、メール致しました。

 

本日は、○○様にOB訪問のお願いをしたく、ご連絡致しました。

 

現在、就職活動で企業研究を行なっており、貴社に大変興味を持っております。仕事内容などについて、ぜひ現場で活躍なさっている○○様のお話を伺いたく存じます。

 

お忙しいところ恐縮ですが、お時間をいただきことはできますでしょうか。

 

つきましては、下記日程のどこかで、○○様のご都合のつく時間に伺うことができればと存じます。

 

・○月○日~○月○日 12:00~18:00

・○月○日~○月○日 15:00~18:00

 

その際、場所も合わせてご指定いただければ幸いです。

 

何卒ご検討くださいますよう、お願い致します。

 

お忙しい中、お手数をおかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

+++++++++++++++++++++++++++

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
123-3456 東京都○○区××1-23-4
就活 太郎  [ Syukatu Taro ]
Tel  00-1234-5678
Mail syukatu@jimukouritsu.co.jp

文章の構造はこうだ!

上の文章をシンプルにすると↓のようになっています。

  1. 相手の名前
  2. 自分を名乗る
  3. 本題
  4. お礼
  5. 署名(名前や連絡先)

なので、基本は↑のようにメールの文章を作ればOK。

就活メールを作る上での6つのポイント!

1. メールのタイトルは本題だけ!長いのはNG

メールのタイトルですが、本題のみを述べるようにしましょう。

名前を書いたり、他の要件をだらだら書くのはビジネスメールでは基本的にはNG。

良い例とダメな例は、以下の通りです。

【良い例】

  • 会社訪問のお願い
  • 日程についての確認
  • 面接時の服装の質問

【ダメな例】

  • 〇〇大学の〇〇です
  • 先日はありがとうございました
  • 面接の確認でご連絡させていただきます

2. 絶対間違えてはいけない文章の入り方

文章の入り方ですが、ビジネスメールでは、「株式会社〇〇 〇〇部 〇〇課 〇〇様」と記載するのが基本。

「株式会社〇〇 〇〇部 〇〇課 〇〇様」と必ず冒頭に書く

注意点としては、株式会社が先にくるパターンか後にくるパターンかは間違えないようにしましょう。

また、会社の略称ではNGなので、絶対に正式な会社名を記載するようにして、株式会社も(株)と書かないようにしなければなりません。

基本的には、何を書くにも略さずしっかり書くということを忘れないように。

3. メールの冒頭で毎回名乗るべし!自分の名と連絡した理由を述べる

メールの初めは自分の大学名、所属学部などを名乗り、なぜ連絡したのかを述べるようにしましょう。

なぜなら、相手になぜこのメールが送られてきたのか伝えるため。

そしてビジネスでは、まず名乗ってから要件に入ることがマナーですので、学生とはいえこの程度の知識は持っておかなければ印象が悪くなってしまいます。

毎回名乗るのは面倒かもしれませんが、メールをやり取りするたびにこの習慣は守っておきましょう。

就活だけじゃなくビジネスでも使える!挨拶の定型文

また、ビジネスメールには挨拶の定型文と言われるものがいくつか存在する。

毎回考えて挨拶文を書くのが面倒な人は、以下のような無難な定型文を使うことをオススメします。

はじめてメールを送る場合や久しぶりに送る場合など、状況に応じて使い分けましょう。

  • 突然のご連絡失礼いたします。
  • 突然のメールで失礼いたします。
  • はじめてメールを送らせていただきます。
  • 先ほどはお電話にて失礼いたしました。
  • ご無沙汰しております。
  • いつもお世話になっております。
  • 先日はお世話さまでした。

このアドレス、どこでしったの?

メールを送る際には、その情報の入手元を記載する必要があります。

就職活動の場合は、面接やイベントについてのメールが多いですよね。

なので、その面接やイベントについてどこで知ったのかを書いておくことが好ましいです。

4. 要件を手短に伝える

メールは文章の制限がありません。しかし、だらだらと長文を書いてしまうのは望ましくありまん。

基本的には要件を手短に伝えるようにしましょう。

  • 〇〇というイベントに参加させていただきたく、、、
  • 〇〇様に〇〇の件に関してお伺いしたく、、、

など、このようにシンプルに要件を書くことがビジネスメールに求められています。

5. 適切に改行を使い見やすい文章にする

メールの内容はもちろんですが、文章の見やすさもかなり大事な要素となってきます。

コツとしては、内容ごとに改行することが簡単な方法でオススメ。

やはり、改行なしでズラズラ文章が並べられていても読みづらいため、適度に改行を使って読みやすくなるよう工夫しましょう。

また、同じ内容を羅列する際には「・」などを使ってリスト化すると良いです。

同じ内容の文章が横に並ぶよりも縦に並んだ方が、見た目も良くて好まれるので読みやすいと感じてもらえます。

6. お礼も忘れずに!

ビジネスメールでは、最後にお礼を述べて終わるのがマナーです。

逆に、お礼のないメールは大変失礼な印象を与えることになってしまうので、気をつけましょう。

  • お忙しい中、お手数をおかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
  • さらなる御社のご繁栄とご発展を祈願いたします。ありがとうございました。

この2つのように丁寧にお礼の文章を書いておくことで、相手に誠意が伝わり一人の社会人として見てもらえるようになりますよ。

署名はあらかじめ設定しておこう!

ビジネスメールでは、署名と呼ばれる発信者の氏名やメールアドレスが入った文字列を最後に書いておくのがマナーです。

署名とは↓のようなものですね。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
123-3456 東京都○○区××1-23-4
就活 太郎  [ Syukatu Taro ]
Tel  00-1234-5678
Mail syukatu@jimukouritsu.co.jp

しかし、このような署名を毎回書くのは時間がかかってしまい面倒ですよね。

なので、あらかじめ設定して毎回表示されるようにしておくことをオススメします。

【番外編】あなたのメールアドレス就活で使って大丈夫?

メールアドレスは、大学のアドレスか、自分のことがわかるアドレスを使うように。

[asdie type=”pre”]ishikitakako-tokyo-daigaku@gmail.com[/aside]

プライベートで使ってるアドレスをビジネスで使うことはNGなのです。

もし、プライベートのアドレス使っている人は、↓の記事は必要。