ビジネスメール リクおじさん

【例文あり】就活メールで内定辞退を連絡する文章の3つのポイント!

【例文あり】就活メールで内定辞退を連絡する文章の3つのポイント!

この記事の要点!

  • ビジネスの基本は最初に結論を。メールも結論を頭に持ってこよう!
  • 読みやすい分量で。履歴書のように長々と書きすぎないこと
  • 辞退の旨は丁寧に伝えよう
石木貴子
石木貴子

この間保険で受けていた会社から内定をもらったんですけど、第一志望の会社に受かったので内定辞退したいんですけど、どうすれば良いのでしょうか。

芋木坊太郎
芋木坊太郎

別に普通にメールで辞退したいですって言えば良いんじゃないの?

リクおじさん
リクおじさん

いや、社会人の一員として、しっかりビジネスマナーを理解した上でメールや電話をしなければならないんだよ。

自分の就活とはいえ、あまりに失礼な対応だと後輩の就活が学校名だけで不利になってしまう可能性もあるからね。

芋木坊太郎
芋木坊太郎

確かに。失礼な感じではなく、あまり不快感を与えることなく穏便に内定辞退したいですね。

リクおじさん
リクおじさん

今回は、就活メールで内定辞退を申告するときの注意点やポイントを詳細に述べていくよ!

内定辞退申告は電話じゃなくてメールで良いのか?

内定辞退を申告するときに数活生が最も不安になるのが、メールで良いのかということ。

結論から述べると、内定辞退の連絡はメールでも構いません。

企業の人事の方も、学生が自分の会社以外も受けていることは承知済みですよね。

なので、きちんと書式を守ってメールを送ることができれば、メールで内定辞退を申告することは仕様がないこととも言えます。

しかし、会社の中には形式を重んじている業界もあります。

大手の金融業界や鉄鋼業界など、昔からの形式を採用している会社にはメールでの対応は避けた方が無難かもしれません。

と言うのも、このような会社にメールで内定辞退をしてしまうと学校に苦情を送られてしまうケースもあるのです。

自分が受けている会社がどのような会社か、昔からの形式を採用しているのかどうかを把握しておきましょう。

どちらにしても、無断で辞退することだけは必ずしないように気をつけてくださいね。

内定辞退の就活メール例文

さて、メールで内定辞退を申告することに決まったら、実際にメールを送らなければなりません。

一から自分で文面を考えていると、とんでもない時間がかかってしまいます。

なので、ある程度は例文を真似しながらマニュアル通りに送っておけば問題はありません。

自分の状況に応じて、ポイントを押さえて例文を変えながら対応させていきましょう。

例文

○○株式会社 人事部○○課
採用担当 ○○様

 

○○大学○○学部の石木貴子です。

この度は、採用内定の通知を頂き、誠にありがとうございました。

大変光栄ながら誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

 

就職活動で自分のやりたいことを改めて考えてみた結果、他の会社とのご縁を感じました。

誠に心苦しいですが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

 

貴社には貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げる次第です。

本来直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

 

就職活動を通して、○○様をはじめ、貴社の採用ご担当の方々には大変お世話になりましたことを、心より感謝申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

 


‌○○大学○○学部
‌石木貴子
‌Mail: takako-isiki@g-mail.com
‌TEL: 090-○○○○-○○○○
‌‌———————————————–

内定辞退メールを作る3つのポイント

1.最初に結論を持ってくる

ビジネスメールを送るときの基本として、結論を最初に持ってくることで相手が内容を理解しやすくなるというものがあります。

最初に形式張ったものばかり並べていても、読んでいる方は主題が見えず理解しにくい文章となってしまいますよね。

なので、まずはじめに「内定を辞退したい」と言う結論を述べておくことで、そのあとの文章を理解しやすくなるのです。

2.理由を詳細に述べすぎない

内定辞退のメールでは、辞退の理由を詳細に述べる必要性はありません。

今回の文章で言うと、「就職活動で自分のやりたいことを改めて考えてみた結果、他の会社とのご縁を感じました。」の部分です。

「実は第一希望の会社に受かったので保険で受けていた貴社の内定を辞退させていただきます。」

ここまで詳細に言われると採用担当者の人によっては不快に感じてしまいますので、避けましょう。

3.お詫びは丁寧に

辞退の理由を詳細に述べない代わりに、お詫びはしっかり丁寧にしましょう。

今回の例文で言うと、

  • 内定辞退に対するお詫び
  • メールでの連絡に対するお詫び

の部分です。

お詫びをしっかり盛り込んでおくことで、メール全体が内定辞退の内容を不快感なく伝えることが可能です。

結論を述べてからお詫びの流れをしっかり理解しておきましょう。

内定辞退メールは端的に丁寧に送ろう

石木貴子
石木貴子

内定辞退のメールは最初に結論から述べるのが大切なんですね!

リクおじさん
リクおじさん

そうだね。ビジネスマナーを知らない人は最初にお詫びをずらずら羅列してしまいそうですが、それは実は正しくないんです。

芋木坊太郎
芋木坊太郎

今回習ったポイントを押さえて内定辞退のメールを作れば、不快感を与えることなく辞退できそうですね。参考にしてみます!