ビジネスメール リクおじさん

【例文あり】就活メールで日程変更のお願いに重要な3つポイント

【例文あり】就活メールで日程変更のお願いに重要な3つポイント

この記事の要点!

  • 変更が必要とわかったら早めに連絡する
  • 直前で日程変更がわかったら電話で連絡するように。
  • クッション言葉で表現を柔らかくしよう。
石木貴子
石木貴子

どうしよう!面接の日程が被っちゃって日程変更しないといけないよ!

リクおじさん
リクおじさん

落ち着いて。まずは企業に日程変更の就活メールを送らないといけないよね。

芋木坊太郎
芋木坊太郎

でも、一度決まってた日程を変更してくださいってすごく失礼なんじゃないかな。

リクおじさん
リクおじさん

大丈夫。正しい文章と言葉遣いで伝えれば、採用担当者の気分を害することなく日程変更できるから、まずはポイントを押さえることから始めよう!

就活メールを送る時に、押さえておくべき3つのポイント

企業の方を相手にメールする訳ですから、失礼が無いようにする必要があります。

1.メールの文章構成はパターンが決まっている

就活メールで送る文章はパターンが決まっています。

なので、そのパターンを使ってメールを送るようにしましょう。

例文

株式会社 ○○

○○部 ○○課

○○様

 

突然お連絡失礼いたします。

○○大学の○○と申します。

大学の就職課のOB名簿にて、○○様のお名前を拝見し、メール致しました。

 

本日は、○○様にOB訪問のお願いをしたく、ご連絡致しました。

 

現在、就職活動で企業研究を行なっており、貴社に大変興味を持っております。仕事内容などについて、ぜひ現場で活躍なさっている○○様のお話を伺いたく存じます。

 

お忙しいところ恐縮ですが、お時間をいただきことはできますでしょうか。

 

つきましては、下記日程のどこかで、○○様のご都合のつく時間に伺うことができればと存じます。

 

・○月○日~○月○日 12:00~18:00

・○月○日~○月○日 15:00~18:00

 

その際、場所も合わせてご指定いただければ幸いです。

 

何卒ご検討くださいますよう、お願い致します。

 

お忙しい中、お手数をおかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

+++++++++++++++++++++++++++

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
123-3456 東京都○○区××1-23-4
就活 太郎  [ Syukatu Taro ]
Tel  00-1234-5678
Mail syukatu@jimukouritsu.co.jp

例文をシンプルにすると↓のようになっています。

  1. 相手の名前
  2. 自分を名乗る
  3. 本題
  4. お礼
  5. 署名(名前や連絡先)

なのでこの順番でメールを作れば基本はOK。

詳しくは↓の記事で。

関連記事これで完璧!就活メールの文章構成がこれを見るだけで全部わかる!

2.できるだけ早く連絡する

急な予定が入ったり被ったりした際には、できるだけ早く採用担当者の方に日程変更のメールを送らなければなりません。

企業の人も、早めに連絡してもらえれば予定を合わせやすくなるのでスムーズに対応してくれるケースが多いです。

失礼じゃないかと不安になって先延ばしにしていると良いことは一つもないので、日程変更の必要性を感じたらすぐに連絡するように心がけてください。

3.直前の日程変更は電話する

面接の当日や前日に日程変更のお願いをする場合は、メールだけでなく電話をした方が好ましいです。

直前での予定変更は相手にとってかなり無理を強いることになりますので、誠意を見せなければなりません。

メールで丁寧な言葉遣いをするのは当然ですが、それに加えて電話をして誠意を伝えた方が印象が良いでしょう。

また、電話をする場合も突然かけるのではなく、メールで電話をしても問題ないか時間帯を気にしながら連絡するように配慮しましょう。

日程変更をお願いする場合の例文

日程変更をお願いする場合の例文

日程変更の就活メールを送ることは頻繁にあることではないので、文章を考えるのが難しいと感じる人もいるでしょう。

ある程度どんな場面でも使えそうな万能な例文を紹介していきますので、自分の状況に応じて部分ごとに変えながら利用してみることをオススメします。

【日程変更をお願いする場合の就活メールの例文】

○○株式会社

○○部 ○○様

先日は二次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

○○大学の○○です。

本日は、二次面接の日程変更をしていただきたくメールさせていただきました。

×月×日××時から貴社の二次面接に伺わせていただく予定でしたが、以前から申し込んでいた別の会社から連絡があり、どいしてもその日でしか調整できないと通知を受けてしまいました。

貴社よりも前から申し込んでいたということもあり、そちらを優先させていただきたく考えております。

勝手なお願いで大変申し訳ありませんが、もし可能であれば以下の日程に変更していただけないでしょうか。

×月×日 ××時〜××時

×月×日 ××時〜××時

×月×日 ××時〜××時

お手数をおかけして大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

————————————(署名)————————————–

日程変更の文書を作る3つのコツ

1.日程変更が必要な理由を正直に述べる

企業の人も、学生が自分のところ以外にも多くの会社を受けていることは分かっています。

変に嘘をついて、矛盾などが会話のどこかで生じてしまうくらいなら正直に伝えた方が得策。

どうしても他の会社の面接だと伝えたくない人は、会社のゼミや実験発表などが被ってしまったと言っていただいても構いません。

しかし、その場合には今後面接などでも嘘がバレてしまわないように、気をつけて臨んでくださいね。

2.変更希望日はできるだけ多く提示する

他の日程を希望する場合には、できる限り多くの候補日と時間帯を伝えましょう。

あまりに限られた狭い範囲の日程だと、忙しい採用担当者の人と予定が合わずに不幸な結果を招いてしまうかもしれません。

極力広い範囲で希望日を伝えておくと相手も予定を合わせやすくなるので、そこは十分に配慮するようにしてください。

3.最後に署名は必ず忘れないように

よく就活メールを送る際に、署名を書き忘れてしまう学生がいます。

ビジネスメールのマナーとして最後に署名を添えておくのは常識なので、必ず忘れないように注意しましょう。

オススメなのは、メールの設定であらかじめ署名が表示されるように登録しておくこと。

毎回長い文章を書くのは時間と労力がかかってしまうので、登録しておくことで苦労を減らし書き忘れも防ぐことが可能になります。

関連記事就活メールで毎回署名を書くのは無駄!Gmailでテンプレ化する話

日程変更を伝える際はクッション言葉を使おう

クッション言葉とは、相手にお願い事などをするときに言葉の前に添える言葉のこと。

というのも、日程変更は相手からしたら正直迷惑に感じてしまいがちな事案ですよね。

メールの書き方一つで、それらを払拭することができることもありますので、テクニックとして利用してみてください。

調べればいくらでも出てくると思いますが、日程変更に使えそうなクッション言葉には

  • あいにく〜
  • 誠に勝手なお願いで恐縮ですが〜
  • お手数をおかけして申し訳ありませんが〜

などがあります。

他にもたくさんあるので、できるだけソフトな印象で日程変更のメールを送りたい人は参考にしてみてください。

テクニックを駆使して就活メールを送るべし!

芋木坊太郎
芋木坊太郎

ただでさえ就活メールも気を使うのに、日程変更なんて気が張りっぱなしになりますよね。

リクおじさん
リクおじさん

今回教えたテクニックやポイントを上手く使えば、失礼なイメージを与えずに上手に日程変更することができるんだよ。

石木貴子
石木貴子

ありがとうございます!今回教えてもらったことは他の就活メールでも使えそうなことがたくさんあるから、忘れないように覚えておきます!