ビジネスメール リクおじさん

【例文あり】就活で使うメールアドレスの変更連絡で注意する4つのポイント

【例文あり】就活で使うメールアドレスの変更連絡で注意する4つのポイント

この記事の要点!

  • メールアドレスが変わった場合は必ず担当者に連絡しましょう!
  • 変更を伝えるメールは、以前のメールアドレスで
  • 電話番号とともに、旧メールアドレス・新メールアドレスの両方を銘記しよう
石木貴子
石木貴子

就活メールで採用担当の方に教えていたアドレスを変更したんですけど、どのようにお伝えしたら良いのでしょうか?

芋木坊太郎
芋木坊太郎

もちろん、こちら側から連絡するべきだけど、確かに言い方が分からないよね。

石木貴子
石木貴子

メールアドレスが変わったこどだけを伝えるのも、大学の先輩に言う感じでは絶対にないですもんね。

リクおじさん
リクおじさん

もちろんそうだね。

メールアドレスの変更メールは、ポイントを押さえて文章を書けばちゃんとしたビジネスメールとして受け取ってもらうことができるよ。

今回はそれを一緒に勉強していこう!

就活メールのアドレス変更を伝える際の4つのポイント

メールアドレスが変わったことをメールで伝える場合、ただ単にアドレス変更の内容だけでは不十分。

しっかりマナーを守って、ビジネスメールとして立派な文章を送信するようにしなければなりません。

1.変更する前のアドレスで送信する

いきなり変更されたメールアドレスだと、相手側には送り主が分からず困ってしまいますよね?

ただでさえ毎日多くのメールを処理している社会人の方ですから、送り主が分からないメールは迷惑メールとして処分される恐れもあります。

「このメールアドレス誰だ?迷惑メールか?消してしまうか。。。」

登録されていないアドレスだと、このように読まれる前に処分されてしまう可能性があるのです。

それを防ぐためにも、必ずもともと使っていたメールアドレスで送信するようにしてください。

2.電話番号を必ず載せる

電話番号は変更していなくても、メールアドレスを変更した際には伝えるようにしてください。

先ほども少し述べた通り、何かのミスが生じて連絡手段が途絶えてしまっては意味がありません。

電話番号を乗せておくことで、そういった万が一のリスクを防ぐことができて、就活生と採用担当者を繋ぐ策となるのです。

また、電話番号とともに新しいメールアドレスを乗せておくことで個人を特定しやすくなるため、受け取る側も安心して連絡先に追加してくれるようになります。

3.旧アドレスと新アドレスを載せる

よくある失礼なアドレス変更メールとして、新しいアドレスのみを本文に書いているといったケース。

しっかりと旧アドレスと新アドレスの両方を、本文の中に乗せておかなければならないことを覚えておきましょう。

送る側からすれば、旧アドレスで送っているのだから分かるだろうと思ってしまいがち。

しかし、企業の方にメールを送る際にはきちんとビジネスマナーを守って、失礼のない形式で送らなければならないのです。

4.両方のメールアドレスの利用期間を伝える

前のアドレスはいつまで使うのか、新しいアドレスはいつから使い始めるのかは述べておかなければなりませんよね。

以前のアドレスは本日中まで利用可能で、0時以降は新しい方のアドレスに変更となります。

 

【変更前メールアドレス】takako-ishiki@g-mail.com

【変更後メールアドレス】Takako_Ishiki@gmail.com

となっております。

このようにあらかじめ伝えておかなければ、例えば変更メールに対して返信しようと思っても、その時点でどちらのアドレスに送信すれば良いのか迷ってしまいます。

それによって連絡ミスが生じてしまう可能性もあるので、利用期間については必ず忘れないようにしてください。

就活メールのアドレス変更を伝える際の例文

【件名】メールアドレス変更のご案内

〇〇株式会社
‌人事部
‌新卒採用担当者様

‌大変お世話になっております。
‌○○大学‌○○学部‌○○学科の
‌石木貴子と申します。

この度、メールアドレスを変更することになりましたのでご連絡させていただきました。

以前のアドレスは本日中まで利用可能で、0時以降は新しい方のアドレスに変更となります。

詳細は、以下の通りで

【変更前メールアドレス】takako-ishiki@g-mail.com

【変更後メールアドレス】Takako_Ishiki@gmail.com

【携帯電話番号】090-××××-××××

となっております。

お手数おかけして大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い致します。

——————————————-
‌○○大学‌○○学部‌○○学科
‌石木貴子(Takako Ishiki)
‌〒×××-××××
××県××市××町×××
‌mail: takako-ishiki@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-××××-××××
‌TEL(自宅):×××-××××-××××
‌‌——————————————-

これはほんの一例に過ぎませんが、大まかな流れは上記の通りです。

自分の状況に応じて少しずつ変えながら、参考にしてみると役に立ちます。