就活メールのマナーや押さえておきたいことをまとめてみた

就活をしていると企業とのやり取りは欠かせません。電話はもちろん、メールでやり取りをすることも多いです。

この記事では、メールでやり取りするときに押さえておきたい就活メールのマナーや押さえておきたいことをまとめました。

目次

就活メールのマナーについて

就活メールで抑えるマナーは難しいことはありません。メールの一般常識、つまりメールの基礎を抑えれば大丈夫です。

以下の3つを押さえておけばOK。

  • 文章構成
  • 署名
  • メールアドレスとしてふさわしい名前(〇〇@gmail.comでいう〇〇のこと)

就活メールの文章構成

難しいと思うかもしれませんが、実は楽勝です。なぜなら、ビジネスメールはある程度の構成が決まっているから。

ビジネスメールの文章構成

株式会社 ○○

○○部 ○○課

○○様

突然お連絡失礼いたします。

○○大学の○○と申します。

大学の就職課のOB名簿にて、○○様のお名前を拝見し、メール致しました。

本日は、○○様にOB訪問のお願いをしたく、ご連絡致しました。

現在、就職活動で企業研究を行なっており、貴社に大変興味を持っております。仕事内容などについて、ぜひ現場で活躍なさっている○○様のお話を伺いたく存じます。

お忙しいところ恐縮ですが、お時間をいただきことはできますでしょうか。

つきましては、下記日程のどこかで、○○様のご都合のつく時間に伺うことができればと存じます。

・○月○日~○月○日 12:00~18:00

・○月○日~○月○日 15:00~18:00

その際、場所も合わせてご指定いただければ幸いです。

何卒ご検討くださいますよう、お願い致します。

お忙しい中、お手数をおかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

+++++++++++++++++++++++++++

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
123-3456 東京都○○区××1-23-4
就活 太郎  [ Syukatu Taro ]
Tel  00-1234-5678
Mail syukatu@jimukouritsu.co.jp

これは、

  1. 相手の名前
  2. 自分は何者か
  3. メールを送った理由
  4. お願いしたいこと
  5. 締めの言葉(お忙しい中、お手数をおかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。)
  6. 署名(自分の連絡先など)

このようになっています。基本この構成にそってメールを送れば大丈夫です。

相手の名前、自分の名前に3、4、5の部分を内容に合わせて変えるといいでしょう。

なお、メールの件名はシンプルに!件名だけである程度内容がわかるようにしましょう。

○:面接時の服装の質問
×:面接の確認でご連絡させていただきます

より詳しくは以下の記事で。

メールアドレスの付け方

実はビジネス用のメールアドレスにはルールがあります。というのもプライベートのメールアドレスで就活はすべきではありません。

就活用のメールアドレスはこの2つの方法のどっちかで準備するといいでしょう。

  • 大学用のメールアドレスを使う
  • Gmailで自分の名前がわかるアドレス

大学用のメールアドレスを使う

大学で、おそらく大学用のメールアドレスが発行されているはずです。それを使うのが1つの方法です。

おそらく大学でもそのような指導がなされるとこになると思います。

Gmailで自分の名前がわかるようなアドレスを作る

もう1つの方法として、自分でビジネスに使えるメールアドレスを作ること。

なお、適当なアルファベットでメール作ってはいけません。

例文

tanaka-taro_tokyo-daigaku@gmai.com

このように、大学名と自分の名前がわかるようなメールアドレスを作りましょう。

就活メールの署名

ビジネルメールの後ろの方に署名があるのは気づいていますか?

+++++++++++++++++++++++++++

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
123-3456 東京都○○区××1-23-4
就活 太郎  [ Syukatu Taro ]
Tel  00-1234-5678
Mail syukatu@jimukouritsu.co.jp

これのことです。就活メールでもこれは必要になります。就活の場合は上の署名を自分用に変えればとりあえず大丈夫です。

より詳しく知りたい方は以下の記事へ。

就活メールで使えるテンプレート例

就活は時間との戦いです。メールに詰まって無駄な時間を使うことの内容に。

困ったときに使える就活メールのテンプレート例を用意しています。

返信をするときのテンプレート

よくあるのはこの3つのケース。

  • 指定された面接日程で都合が良い場合
  • 指定された面接日程で都合が悪い場合
  • こちらから面接日程について提案したい場合

それぞれの例です。

指定された面接日程で都合が良い場合

株式会社○○

○○部 ○○様

いつもお世話になっております。

○○大学○○学部

○○学科の石木貴子です。

この度は、次回面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

ご指示いただきました

日時:○月○日 ××時〜
場所:○○ビル1F

に貴社に伺わせていただきます。

お忙しい中、貴重なお時間をいただきまして大変嬉しく思っております。

それでは当日は、どうぞよろしくお願い致します。

指定された面接日程で都合が悪い場合

株式会社○○

○○部 ○○様

いつもお世話になっております。

○○大学○○学部

○○学科の石木貴子です。

この度は、次回面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

「日時:○月○日 ××時〜
場所:○○ビル1F」

ただ、ご指示いただきました上記の日程が別件があるため、参加させていただくのが難しい状況です。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、よろしければ以下の日程で再度検討していただけないでしょうか?

○月○日 ××時〜

○月○日 ××時〜

○月○日 ××時〜

誠に勝手ではありますが、ご検討くださいますよう何卒よろしくお願い致します。

こちらから面接日程について提案したい場合

株式会社○○

○○部 ○○様

いつもお世話になっております。

○○大学○○学部

○○学科の石木貴子です。

この度は、次回面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

面接日程についてですが、以下の日程でお伺いすることが可能です。

○月○日 ××時〜

○月○日 ××時〜

○月○日 ××時〜

お手数ですが、上記の日程で検討していただけると幸いです。

お忙しい中、貴重なお時間をいただきまして大変嬉しく思っております。

それでは当日は、どうぞよろしくお願い致します。

より詳しくはこちらで。

服装について聞きたいときのテンプレート

場合によっては、服装が私服かスーツかで迷う場合があります。そんなときに聞く場合のテンプレート。

件名:内定者懇親会の服装について

株式会社○○
採用担当者さま

大変お世話になっております。

○○大学 ○○学部 ○○学科の石木貴子と申します。

この度は次回面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

面接での服装について、伺いたいことがありメールいたしました。

当日の服装なのですが、スーツで行くべきか私服で行くべきかについての記載が見当たりませんでした。

お忙しい中誠に恐縮ですが、当日の服装はどちらで伺えば良いのか教えて頂けないでしょうか。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご連絡のほど何卒よろしくお願いいたします。

より詳しくはこちらで。

ESや面接で使えるテンプレート

よくある3つのパターンでもテンプレです。

  • ESをメールで送る際
  • 面接日程がいつでも大丈夫だと伝える際
  • 面接日程の変更が必要だと伝える際

ESをメールで送る際

件名: エントリーシート送付の件

○○株式会社
採用担当者 様

お世話になります。

○○大学 ○○学部 ○○学科の石木貴子と申します。

さて首記の件ですが、エントリーシートを添付にて送付致します。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収のほど何卒宜しくお願いいたします。

面接日程がいつでも大丈夫だと伝える際

件名 Re: 二次面接日程調整のお願い

○○株式会社
採用担当者 様

大変お世話になっております。

○○大学 ○○学部 ○○学科の石木貴子と申します。

この度は次回面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

さて面接日程の件ですが、こちらでは特に希望の時間はございませんので、
○○様のご都合のよろしい日時で、設定していただきたく存じます。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、
ご連絡のほど何卒よろしくお願いいたします。

面接日程の変更が必要だと伝える際

件名:二次面接日時変更のお願い

○○株式会社
採用担当者 様

大変お世話になっております。

○○大学 ○○学部 ○○学科の石木貴子と申します。

さて首記の件、二次面接日程を6月10日(月)11:30~にて設定いただいておりましたが、

諸事情により日程変更をお願い致したく存じます。

つきまして誠に勝手を申し上げますが、
以下の日程にご変更いただいてもよろしいでしょうか。

6月11日(火)12:30~
6月12日(水)15:00~
6月13日(木)10:00~

お取り計らい頂いておきながら、たびたびのお願いとなりまして誠に申し訳ございません。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い致します。

この3つに関してより詳しくは以下の記事にて。

何かを聞くときに使える!就活メールの書き方

メールで質問をするなど、何かを伝えなければいけないときもあります。そんな時、どうやってメールを書いたらいいのか、メールの書き方についてお伝えします。

質問するときはどうすればいい?

質問するときには以下の3つを守りましょう。

  • 件名はシンプルに
  • 要点をまとめて読みやすくする
  • 署名を忘れずに

基本的にこれを守った上で、基本的なビジネスメールの文章構成ができていれば問題ありません。

文章例

件名:【○○大学 石木貴子】説明会の服装に関するご質問

‌〇〇株式会社
‌人事部
‌新卒採用担当者様

‌大変お世話になっております。
‌○○大学‌○○学部‌○○学科の
‌石木貴子と申します。
‌この度は、来週末に開催される説明会での服装に関して
‌ご質問させていただきたく、ご連絡させていただきました。

‌いただいたメールに服装の指定がございませんでしたが、
‌スーツで伺わせていただいて問題ございませんでしょうか?

‌お手数をおかけ致しますが、ご返事のほど
‌何卒宜しくお願い致します。
‌——————————————-
‌○○大学‌○○学部‌○○学科
‌石木貴子(Takako Ishiki)
‌〒×××-××××
××県××市××町×××
‌mail: takako-ishiki@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-××××-××××
‌TEL(自宅):×××-××××-××××
‌‌——————————————-

より詳しくはこちらで。

OB訪問をするときのメールはどう書く?

OB訪問のメールで大事なことは、

  • 日程確認
  • 自分の連絡先を伝えておく
  • 相手に失礼の内容に

OB訪問は、相手から貴重な話を聞くことにあるので、必ず話を聞けるようにすることが重要です。

その点で、失礼の内容に丁寧な文章を送るように。もちろんビジネスメールのレベルの文章なら大丈夫です。

また、何かハプニングが会った時のために自分の連絡先も伝えておきましょう。

選考を辞退するときのメールのポイント

大事な点は2つ。

  • 誠意を持って辞退の連絡を
  • できるだけ早めに連絡するように

なお、誠意は特別なことをする必要はありません。要は丁寧な文章でメールを送りようにということです。

また、向こうもスケジュールがありますので、辞退をするのならできるだけ早め連絡をするように。

内的辞退はどう伝える?メールで伝える場合

就活をしていると複数内定をとってしまうこともあります。そのときは内定辞退をしなければなりません。

メールで伝える場合は以下のような内容にするといいでしょう。

○○株式会社 人事部○○課
採用担当 ○○様

○○大学○○学部の石木貴子です。

この度は、採用内定の通知を頂き、誠にありがとうございました。

大変光栄ながら誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

就職活動で自分のやりたいことを改めて考えてみた結果、他の会社とのご縁を感じました。

誠に心苦しいですが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

貴社には貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げる次第です。

本来直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

就職活動を通して、○○様をはじめ、貴社の採用ご担当の方々には大変お世話になりましたことを、心より感謝申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

ポイントは3つ。

  • 最初に結論
  • 理由を長々と語りすぎない
  • 丁寧にお詫びすること

例文と合わせて、この3つを押さえて書くようにしましょう。より詳しくは以下で。

面接の日程変更をメールでお願いするやり方

どうしても面接の日程を変更しなければならないこともあります。相手にスケジュールがありますので、できるだけ早めに連絡をするようにしましょう。

もし、前日や当日に面接日程を変更してもらいたいときは電話をするように。

別の候補日を合わせて送るように

日程変更ということは別の日に面接をすることになるので、別の面接候補日も同じメールにいれておくように。

無駄手間が1つ減ります。またできるだけ多くの候補日を出しましょう。

送りにくいメールを送るときのあれこれ

間違えた内容を送ってしまった時の対処法や、就活用のメアドが変わってしまった際の対処についてお伝えします。

送る内容を間違えたときの対処法

人間ミスをするときがあります。やってしまったものは仕方ありません。大事なのはその後の対処です。

例文を見てみましょう。

件名:【訂正】面接日時について
「以下より本文」
○○会社 ○○部 ○○様

いつも大変お世話になっております。
○○大学 ○○学部 ○○学科の○○です。

先ほど私がお送りした訪問時間の情報に、誤りがございました。
大変申し訳ございませんが、再度下記をご確認頂きますようお願い致します。
【誤】日時 ×月×日(月)午前×時~
【正】日時 ×月×日(火)午前×時~

以上の日時です。

当日はよろしくお願いいたします。

ポイントは以下の3つ。

  • 最初に謝罪する
  • 件名は変更して新たなメールとして送る
  • 何が誤りで何が正しいのかはっきりわかるように

これを抑えれば決して難しくはありません。

メルアド変更を伝える方法

就活中のメールアドレスは変更しないのが一番です。しかし、どうしても変更をしなければならない時があるかもしれません。

これも例文をみてみましょう。

【件名】メールアドレス変更のご案内

〇〇株式会社
‌人事部
‌新卒採用担当者様

‌大変お世話になっております。
‌○○大学‌○○学部‌○○学科の
‌石木貴子と申します。

この度、メールアドレスを変更することになりましたのでご連絡させていただきました。

以前のアドレスは本日中まで利用可能で、0時以降は新しい方のアドレスに変更となります。

詳細は、以下の通りで

【変更前メールアドレス】takako-ishiki@g-mail.com

【変更後メールアドレス】Takako_Ishiki@gmail.com

【携帯電話番号】090-××××-××××

となっております。

お手数おかけして大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い致します。

——————————————
‌○○大学‌○○学部‌○○学科
‌石木貴子(Takako Ishiki)
‌〒×××-××××
××県××市××町×××
‌mail: takako-ishiki@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-××××-××××
‌TEL(自宅):×××-××××-××××
‌‌——————————————

ポイントは4つ。

  • 変更する前のアドレスで
  • 電話番号を載せる
  • 新・旧アドレスの両方を載せる
  • メールアドレスの利用期間を載せるように

メールで質問されたときに答え方

メールで採用担当者から何か質問をされることがあるかもしれません。

そのときは、

  • 簡潔に
  • 署名を忘れずに
  • 返事は24時間以内に。できればその日のうちに

の3点を押さえて返事をしましょう。特に長々とした内容のメールにならないように。

聞かれたことには簡潔に答えましょう。

メールでお礼を伝える場合

メールで何かしらのお礼を伝えることもあるでしょう。

本サイトでは、説明会・面接・内定に対してそれぞれのパターンを掲載しています。

今回は内定お礼に対しての内容をお伝えします。この内容をうまく変えれば、別のケースのお礼のシーンでも使えるでしょう。

内定に対してお礼をする

ポイントは1つ。

  • 内定が出た日にメールを送る

これが大事です。というのも、何かしらお礼をいうときはビジネスだとその日のうちに言うのがマナーだからです。

またシンプルな内容でOK。長々とお礼を言う必要はありません。

株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯様

お世話になっております、◯◯大学の◯◯です。

この度は、内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。

家族とともに喜んでおり、感謝の気持ちで一杯でございます。

一日でも早く貴社の戦力となれるよう精進いたしますので、今後ともご指導の方よろしくお願い致します。

まずは取り急ぎ御礼を申し上げます。

リクおじさん

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